Acasă / Procedură privind avertizorii de integritate

Procedură privind avertizorii de integritate

Procedură de primire, examinare şi soluţionare a raportărilor privind încălcări ale legii, întocmită conform prevederilor Legii nr. 361/2022, privind protecția avertizorilor de interes public

  1. SCOP

Stabilirea modului de actiune și a persoanelor responsabile pentru luarea deciziilor si avizarea documentelor în legatură cu raportările efectuate conform dispozițiilor Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, referitoare la posibile încălcări ale legii din cadrul societatii Rompak S.R.L.

  1. DEFINIŢII

Avertizor în interes public – este acea persoană fizică care efectuează o raportare sau divulgă public informaţii referitoare la încălcări ale legii, obţinute în context profesional;

Informaţii referitoare la încălcări ale legii – informaţii, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potenţiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul societății Rompak S.R.L., precum şi informaţiile cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări;

Încălcare a legii – este acea faptă care constă într-o acțiune sau inacțiune care constituie încălcare a dispozițiilor legale în vigoare;

Raportare internă – comunicarea de informaţii referitoare la încălcări ale legii din cadrul unei persoane juridice de drept privat;

Context profesional – activităţi profesionale, actuale sau anterioare, de orice natură, remunerate sau nu, desfăşurate în cadrul societatii Rompak S.R.L.;

Persoană vizată prin raportare – persoana menţionată în raportare drept persoana căreia i se atribuie încălcarea legii;

Represalii -acţiune sau omisiune, directă sau indirectă care este determinată de raportarea internă sau externă şi care provoacă sau poate provoca prejudicii avertizorului în interes public, aceste acțiuni incluzând, fără a se limita doar la acestea:

  1. orice suspendare a contractului individual de muncă ori a raportului de serviciu;
  2. concedierea;
  3. modificarea contractului de muncă;
  4. reducerea salariului şi schimbarea programului de lucru;
  5. retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă şi a dezvoltării profesionale, inclusiv prin evaluări negative ale performanţei profesionale individuale;
  6. aplicarea oricărei alte sancţiuni disciplinare;
  7. constrângerea, intimidarea, hărţuirea;
  8. discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
  9. refuzul de a transforma un contract de muncă pe o perioadă determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, în cazul în care lucrătorul a avut aşteptări legitime că i s-ar oferi un post permanent;
  10. refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe o perioadă determinată sau încetarea anticipată a unui astfel de contract;

Comisia de Etică și Integritate – structură imparțială și independentă din cadrul societatii Rompak S.R.L.cu atribuţii în ceea ce priveşte primirea, înregistrarea, examinarea şi soluţionarea raportărilor, efectuate conform Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public;

Acţiuni subsecvente – orice acţiune întreprinsă de către societatea Rompak  în vederea soluţionării raportării şi, acolo unde este cazul, a remedierii încălcării raportate;

Clasare – renunțarea de Comisia de Etică și Integritate la analiza și cercetarea unei raportări atunci când aceasta nu îndeplinește condițiile cerute de Legea nr. 361/2022, privind protecția avertizorilor în interes public, pentru a fi soluționată.

  1. DESCRIERE

3.1. Orice salariat al societatii Rompak S.R.L., precum și oricare dintre administratorii, asociații, voluntarii, stagiarii sau persoanele care lucrează sub supravegherea sau conducerea societatii Rompak, denumiți în continuare avertizori în interes public, care au obținut sau cunosc informații referitoare la posibile cazuri de încălcăre ale legilor în cadrul companiei sau de către aceasta au dreptul de a se adresa cu o raportare în acest sens către Comisia de Etică și Integritate a societății. Avertizorii de interes public pot efectua raportări referitoare la încălcări ale legilor în cadrul companiei utilizând și canale externe.

3.2. Comisia de Etică și Integritate are obligația ca pe întreg parcursul procedurilor de soluţionare a raportărilor să nu dezvăluie și să protejeze identitatea avertizorului în interes public, precum şi informaţiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepţia situaţiei în care are consimţământul expres al acestuia. De asemenea, Comisia de Etică și Integritate are obligația ca pe întreg parcursul procedurilor de soluţionare a raportărilor să nu dezvăluie și să protejeze identitatea persoanei vizate şi a persoanelor terţe la care se face referire în raportare, precum şi informaţiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestora. Identitatea persoanei vizate va fi protejată cât timp sunt în desfăşurare acţiuni subsecvente raportării sau divulgării publice, cu excepţia cazului în care, ca urmare a soluţionării raportării sau divulgării, se constată că persoana vizată nu este vinovată de încălcările legii ce au făcut obiectul raportării sau divulgării.

3.3 (1) Raportarea către Comisia de Etică și Integritate se va face, prin una dintre următoarele modalități:

  1. pe suport de hârtie transmis în orice mod către registratura societății, la adresa: Str. Gradinitei nr. 1C, mun. Pașcani, jud. Iași în plic închis marcat cu inscripția ”CONFIDENȚIAL – în atenția Comisiei de Etică și Integritate”; în vederea asigurării deplinei confidențialități a raportării salariatul-registrator din cadrul societatii Rompak va fi instruit să nu deschidă plicurile ce poartă inscripția antemenționată și să le înmâneze direct Președintelui Comisiei de Etică și Integritate;
  2. prin întâlnire faţă în faţă cu Președintele Comisiei de Etică și Integritate, la cererea avertizorului în interes public; În cazul în care avertizorul în interes public solicită ca raportarea să aibă loc în prezenţa Președintelui Comisiei de Etică și Integritate, acesta are obligaţia de a întocmi un proces-verbal, sub rezerva consimţământului avertizorului în interes public. Președintele Comisiei de Etică și Integritate oferă avertizorului în interes public posibilitatea de a verifica, de a rectifica şi de a-şi exprima acordul cu privire la procesul-verbal al conversaţiei, prin semnarea acestuia. În cazul în care avertizorul în interes public nu îşi exprimă consimţământul pentru transcrierea conversaţiei, acesta este îndrumat să raporteze în scris, pe suport hârtie, Comisiei de Etica și Integritate la adresa: STR. Gradinitei nr. 1C, mun. Pașcani, jud. Iași.

3.3 (2) Raportarea prin canale externe se poate efectua utilizând una dintre următoarele modalități:

  • on-line, pe Platforma Avertizori: https://avertizori.integritate.eu;
  • prin e-mail la adresa: avertizari@integritate.eu ;
  • telefonic, la numărul 0372.069.869 selectând: tastele 1 (Selectare lb. română), 0 (Acord înregistrare conversație), 3 (Direcția Avertizori în interes public). Conversațiile vor fi înregistrate automat;
  • prin intermediul serviciilor poștale la adresa: Bulevardul Lascăr Catargiu nr. 15, Cod poștal 010661, Sector 1, București – România – În atenția Direcției Avertizori în interes public;
  • personal, prin prezența la sediul ANI (cu programare prealabilă efectuată la adresa de e-mail: avertizari@integritate.eu )

3.4. Raportarea va cuprinde, cel puţin, următoarele elemente: numele şi prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile, persoana vizată, dacă este cunoscută, descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii, precum şi probele în susţinerea raportării, data şi semnătura. Prin excepţie, raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează şi se soluţionează de Comisia de Etică și Integritate în măsura în care conţine indicii referitoare la încălcări ale legii.

3.5. Toate raportările se vor înscrie într-un Registru electronic, întocmit special în acest sens cu respectarea condițiilor de confidențialitate, care va cuprinde data primirii raportării, numele şi prenumele, datele de contact ale avertizorului în interes public, obiectul raportării şi modalitatea de soluţionare. Presedintele Comisiei de Etică și Integritate va întreprinde demersurile necesare completarii Registrului antemenționat. În baza înscrierilor din Registrul electronic vor fi întocmite statistici anuale cu privire la raportările care privesc încălcări ale legii. Raportările se vor păstra cinci ani iar după expirarea perioadei de păstrare de cinci ani, acestea se vor distruge, indiferent de suportul pe care sunt păstrate. Registrul electronic va avea formatul prezentat in Anexa nr. 1 la prezenta procedura. Registrul electronic sa pastreaza pe serverul Rompak, locatie RU, protejat cu parola la care vor avea acces membrii Comisiei de Etică și Integritate. Raportarile, procesele verbale si alte documente se pastreaza in dosare la departament RU.

3.6. Dacă raportările îndeplinesc condițiile de formă și conținut, în termen de maxim șapte zile de la primirea lor de către Comisia de Etică și Integritate, aceasta va confirma în scris avertizorului primirea acestora.

3.7. Comisia de Etică și Integritate va analiza, cu respectarea prezentei proceduri, faptele despre care a fost înștiințata prin raportări, precum și probele aferente, dacă au fost înaintate și se va pronunța asupra acestora într-un raport scris prin care va propune măsurile pe care le apreciază ca fiind necesare. Raportul va fi înaintat către:

  1. Administratorul Executiv, în cazul raportărilor care vizează salariați ai societatii Rompak S.R.L.;
  2. Asociatului Unic al S.C. Rompak S.R.L. în cazul raportărilor care vizează administratori ai societatii Rompak S.R.L.

3.8. Comisia de Etică și Integritate va informa avertizorul în interes public cu privire la stadiul acţiunilor întreprinse de către societatea Rompak în vederea soluţionării raportării, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire, precum şi, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluţii în desfăşurarea acţiunilor referitoare la raportare.

  1. Comisia de Etică și Integritate va clasa raportările atunci când acestea:
  1. nu conţin elementele prevăzute la art. 3.4 din prezenta procedură, altele decât datele de identificare a avertizorului în interes public, iar Președintele Comisiei de Etică și Integritate a solicitat completarea raportării în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită de avertizor;
  2. sunt transmise anonim şi nu conţin suficiente informaţii referitoare la încălcări ale legii, care să permită analizarea şi soluţionarea raportărilor, iar Președintele Comisiei de Etică și Integritate a solicitat completarea acesteia în termen de 15 zile, fără ca această obligaţie să fie îndeplinită de avertizor.

Soluţia de clasare se comunică avertizorului în interes public, atunci când datele de contact sunt cunoscute, cu indicarea temeiului legal.

În cazul în care o persoană face mai multe raportări cu acelaşi obiect, acestea se conexează, avertizorul în interes public urmând să primească o singură informare.

Dacă după trimiterea acesteia se primeşte o nouă raportare cu acelaşi obiect, fără a prezenta informaţii suplimentare care să justifice o acţiune subsecventă diferită, aceasta se clasează. Comisia de Etică și Integritate poate decide încheierea procedurii de analizare și soluționare dacă după examinarea raportării se constată că este o încălcare în mod clar minoră şi nu necesită acţiuni subsecvente suplimentare, altele decât închiderea procedurii.

Această prevedere nu aduce atingere obligaţiei de a păstra confidenţialitatea, de a informa avertizorul în interes public şi nu aduce atingere nici altor obligaţii sau altor proceduri aplicabile de remediere a încălcării raportate.

  1. Este interzisă orice formă de represalii din partea societatii Rompak și reprezentanților acesteia îndreptată împotriva avertizorilor în interes public, represalii care ar putea include următoarele acțiuni, însă fără a se limita doar la acestea:
  1. orice suspendare a contractului individual de muncă ori a raportului de serviciu;
  2. concedierea;
  3. modificarea contractului de muncă;
  4. reducerea salariului şi schimbarea programului de lucru;
  5. retrogradarea sau împiedicarea promovării în muncă şi a dezvoltării profesionale, inclusiv prin evaluări negative ale performanţei profesionale individuale;
  6. aplicarea oricărei alte sancţiuni disciplinare;
  7. constrângerea, intimidarea, hărţuirea;
  8. discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;
  9. refuzul de a transforma un contract de muncă pe o perioadă determinată într-un contract de muncă pe durată nedeterminată, în cazul în care lucrătorul a avut aşteptări legitime că i s-ar oferi un post permanent;
  10. refuzul de a reînnoi un contract de muncă pe o perioadă determinată sau încetarea anticipată a unui astfel de contract.
  1. În conformitate cu prevederile art. 29 din Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public, raportarea de informaţii privind încălcări ale legii, cunoscând că acestea sunt nereale, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 2.500 lei la 30.000 lei, dacă fapta nu a fost săvârşită în astfel de condiţii încât să fie considerată, potrivit legii, infracţiune. Comisia de Etică și Integritate are obligația de a sesiza organele și autoritățile competente de fiecare dată când se confruntă cu un caz de raportare nereală.
  2. Prevederile prezentei Proceduri se completează, de drept, cu dispozițiile Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.
  3. Prezenta procedură se afișează pe pagina de internet și la avizierul societății, conform art . 10 alin. (2) din Legea nr. 361/2022.